Фабула

В простой сделке участвуют 2 контрагента: Заказчик и Исполнитель (это мы).

Когда Заказчик делает запрос на услугу или товар, Исполнитель делает следующие действия:

- формирует заявку для Заказчика

- на основании данной заявки выставляет счет для оплаты

- выполняет работу

- отгружает заказанный товар или услугу

- предоставляет бухгалтерские документы.

В качестве бухгалтерских документов используются оформленные в 2-х экземплярах:

- акт выполненных работ (АВР) для услуг

- товарная накладная (ТОРГ-12) для товаров

- или универсальный передаточный документ (УПД) для товаров и услуг.

Началом сделки считается подписание договора или выставление счета для оплаты, завершением сделки является получение от Заказчика подписанного экземпляра акта или накладной.

Даже завершенная сделка может быть оспорена Заказчиком при обнаружении брака или дефектов, что может привести к возврату Исполнителем полученной оплаты.

Сложные (посреднические) сделки - продажа чужих товаров/услуг

Эти сделки характерны для рекламного агентства.

В сложной сделке участвуют 3 и более контрагентов: Заказчик, Исполнитель и Поставщик (Поставщики).

Мы, как рекламное агентство, в этих сделках являемся Исполнителем.

Поставщиком называется предприятие или индивидуальный предприниматель, у которого мы покупаем товары и услуги для перепродажи Заказчику.

Когда Заказчик делает запрос на услугу или товар, Исполнитель делает следующие действия:

- формирует главную заявку для Заказчика

- связывается с Поставщиками для выяснения актуальных цен

- получает счета от Поставщиков

- формирует подчиненные заявки для каждого из Поставщиков

- на основе подчиненных заявок устанавливает окончательную цену для Заказчика

- выставляет Заказчику счет для оплаты

- получает оплату от Заказчика, оплачивает счета Поставщикам

- принимает товары от Поставщика или результат их работы

- получает от Поставщиков бухгалтерские документы

- отгружает Заказчику товары и услуги

- предоставляет Заказчику бухгалтерские документы.

Бухгалтерские документы

В общем случае сделка сопровождается следующими документами:

1) Договор с Заказчиком

2) Счет на оплату для Заказчика

3) Договоры с Поставщиками
4) Счета, полученные от Поставщиков

5) Акты выполненных работ или товарные накладные, полученные от Поставщиков

6) Акты выполненных работ или товарные накладные, выписанные для Заказчика.
Договор – необязательных документ для простой разовой сделки, но крайне желательный для сложных заказов и длительных сделок. Договор описывает условия сделки и определяет ответственность каждой из подписавшей его сторон.

Счет для оплаты – односторонний документ, предложение об оплате (оферта), которое считается принятым Заказчиком в момент оплаты. Счет может заменить договор для простых сделок.

Акт выполненных работ (АВР) – бухгалтерский документ, фиксирующий приемку/передачу результатов работ/услуг между Заказчиком и Исполнителем (при сложных сделках – также между Исполнителем (нами) и Поставщиками). АВР – это основной документ, подтверждающий выполнение работы Исполнителем, при условии подписи его двумя сторонами. Пока у нас нет АВР, подписанного Заказчиком – считается, что работы мы не выполнили и не имеем права на оплату.

Товарная накладная, товаро-транспортная накладная (Торг-12) – это строгий бухгалтерский документ, аналог АВР, в случае покупки и продажи товаров. Товарная накладная – более сложный документ, чем акт выполненных работ, так как требует строгого учета товаров на складе предприятия, и наличия доверенности у представителя Заказчика при передаче ему заказанных товаров.

В последнее время часто используется универсальный передаточный документ (УПД), заменяющий собой и акт выполненных работ и товарную накладную.

Варианты оплаты сделки

Самый удобный для нас вариант – предоплата в размере 100% счета на оплату.

В этом случае на выполнение заказа не тратятся собственные средства рекламного агентства. Кроме того, такая операция проста для бухгалтерского учета.

Иногда Заказчики пытаются договориться об оплате по факту исполнения заказа (отгрузке товаров или услуг). Этот вариант – самый невыгодный для нас, так как несет в себе риски не получения оплаты, а понесенные при выполнении заказа затраты приведет к убытку.

При таком варианте оплаты важно, чтобы Заказчик подписал акт выполненных работ, который подтвердит, что он обязан ее оплатить, причем желательно, чтобы он подписал АВР заранее, для начала работ по заявке.

Есть смешанные варианты оплаты, когда часть счета оплачивается сразу, а часть – после выполнения работы.
Независимо от варианта оплаты, счет на оплату выписывается на всю сумму сразу (для длительных заказов – помесячно).

Ценообразование и прайсы

В простых сделках используются прайсовые цены (заранее установленные Исполнителем). При правильном ценообразовании прайсовая цена содержит в себе все затраты Исполнителя на продаваемые товары и услуги, плюс наценка в соответствии с желаемой нормой прибыли.

В сложных сделках нужно учесть сумму затрат по всем Поставщикам и сделать наценку для компенсации собственных затрат Исполнителя (перевозка грузов, работа дизайнеров, административные расходы и т.п.) и получения желаемой прибыли.

Обычно для сложных сделок тоже заранее разрабатываются прайсы для типовых товаров и услуг. При нетиповом заказе цена рассчитывается индивидуально.

Налоги

Наше рекламное агентство находится на упрощенной системе налогообложения «Доходы».

Это означает, что мы не являемся по законодательству плательщиками налога на добавленную стоимость (НДС) и налога на прибыль. Также мы не выписываем и не принимаем от контрагентов счета-фактуры (строго регламентированный документ для учета НДС). Это нужно сообщать Заказчикам, особенно тем, кто является плательщиком НДС и находится на общей системе налогообложения (ОСНО).

Когда мы оплачиваем счета Поставщиков, нам важна общая сумма счета (сумма затрат), независимо от того, есть в нем НДС или нет.

С каждой суммы, поступившей нам на расчетный счет или через кассовый аппарат, мы платим единый налог 4% (ставка может быть повышена с будущем до 6%).

Т.е., получив 1000 руб., на самом деле мы получим 1000 х 0,96 = 960 руб.

Особенно этот налог (налог с оборота) заметен при сложных сделках, например: купили у Поставщика за 1000 руб., сделали наценку 20%, продали Заказчику за 1200 руб., наша прибыль до учета налога составила 200 руб., налог составил 1200 х 0,04 = 48 руб., окончательно наша прибыль по сделке составила 200 – 48 = 152 руб. (или 15% вместо 20%).

Таким образом, при низких наценках посреднические сделки могут быть невыгодными (не рентабельными).

Введение в программу Фабула

Назначение программы Фабула

Программа Фабула – это программа управленческого учета. В отличие от бухгалтерского учета, который построен исключительно на движении официально оформленных документов (счета, акты, накладные), в программе Фабула учет ведется в человечески понятных терминах – заказ, главная и подчиненная заявка, приходы и расходы денег, задачи исполнителям и бухгалтерии, учет времени работы над задачей, фазы состояния задач и т.д.

Главный документ в Фабуле – заявка, которая содержит в себе информацию о тех товарах и услугах, которые мы должны подготовить и передать Заказчику в обмен на их оплату.

Т.е. в Фабуле ведется реальный учет планируемых и реальных сделок с Заказчиками и Поставщиками, на основании которого потом оформляются бухгалтерские документы.

Кодирование хозяйственных операций

В Фабуле используется несколько кодов для учета движение денег и товаров/услуг.

1) Номер заявки

Имеет вид «Фи8аа12345»:

- «Фи» - укороченное название нашей фирмы/филиала, (ИП Емельянов – «Ем», Агентство Салгир - «Sa», Издательство Литера – «Ли»)

- «8» - 2018 год

- «аа» - двухбуквенный тип заявки (свои издания – «си», продажа рекламных услуг – «ру», продажа рекламы в газетах – «рг», продажа интернет-услуг – «иу» и т.д.)

- «12345» - порядковый номер заявки

По номеру заявки или его части можно быстро найти нужную заявку.

Есть еще укороченный цифровой номер типа «8-12345», он используется при выписке счета Заказчику

2) КОП – код операции

Код операции – это цифровой код для кодирования приходов и расходов денег.
Основные КОПы для рекламных услуг (наших направлений деятельности):

11 – Дизайн

12 – Реклама в газетах

13 – Фирменная символика

14 – Наружная реклама (размещение)

15 – Наружная реклама (изготовление)

16 – Интернет

17 – Полиграфия

18 – Реклама на радио

19 – Рекламные услуги

КОПы имеют древовидную структуру для более точного учета, например:

23 – «Объявления Крыма»

231 – «Объявления Крыма»: Реклама

232 – «Объявления Крыма»: Объявления

233 – «Объявления Крыма»: Продажа

КОПы используются и при продаже и при покупке услуг и товаров.

По КОПам удобно отбирать заявки по определенным направлениям деятельности с помощью фильтра.

3) КД – код дохода

Код дохода – это тот же КОП, который используется для разнесения косвенных расходов по нашим направления деятельности.

Например, если мы понесли транспортные расходы для выполнения заказа по полиграфии, то запись об этом должна одновременно содержать КОП 724 (Транспортные расходы) и КД 17 (Полиграфия).

КД должен быть из 2-х цифр (не 231 («Объявления Крыма»: Реклама), а 23 – «Объявления Крыма»).

Файлы документов и макетов рекламы

Счета на оплату и документы

Для сохранения счета на оплату (и передачи его Заказчикам) могут использоваться следующие форматы:
1) PDF (Portable Document Format, *.pdf) – самый удобный для обмена электронными документами (которые не нужно редактировать), особенно для счетов на оплату.

Файлы PDF открываются во многих программах (PDF-ридерах типа Adobe Acrobat, Foxit Reader) и современных браузерах.

2) XLS (электронная таблица Microsoft Excel, *.xls) – рекомендуется для сложных таблиц, предварительных расчетов стоимости заказа, прайсов.

Кроме Microsoft Excel, с файлами XLS можно работать в пакетах Open Office, LibreOffice, в облачных приложениях Google Docs и Яндекс.Диск.

3) DOC (текст в формате Microsoft Word, *.doc) – используется для договоров и их приложений, писем на официальном бланке, коммерческих предложений.

Формат DOC понимают многие редакторы и все офисные пакеты и облачные приложения.

4) Более новые форматы XLSX, DOCX, ODT - можно открыть только в современных офисных пакетах.

Их желательно конвертировать в XLS и DOC, для удобства обмена с контрагентами.

Цветовые модели

Есть 5 основных типа кодирование цвета:

1) Черно-белый (ч/б, black&white) – только 2 цвета: белый и черный, или если за белый цвет принимать бумагу – только один полностью черный цвет.

Используется для макетов реклам, состоящих целиком из черного текста на белом фоне. Файлы занимают очень мало места.

2) Оттенки серого (grayscale) – все оттенки серого, от белого (цвет фона) до полностью черного.

Этот вариант используется для рекламы в газетах на внутренних страницах (не цветных), при распечатки на принтере,

3) RGB (red (красный), green (зеленый), blue (синий)) – основная цветовая модель для цветных файлов при работе на компьютере.

Модель RGB используется на всех стадиях обмена картинками с Заказчиками, так как правильно отображается на экране монитора и смартфона, без искажения цвета.

4) CMYK (cyan (голубой), magenta (пурпурный), yellow (желтый), black (черный)) – цветовая модель для печати на бумаге и других поверхностях.

Модель CMYK используется только для передачи макетов рекламы в печать (передаче на производство, Поставщикам). При этом размер файлов становится достаточно большим и они неправильно отображаются на мониторе (цвет сильно искажается).

5) Pantone - промышленная стандартизованная система для точного попадания в заданный цвет.

Специальные раскладки Pantone (цветовые вееры) используются в тех случаях, когда необходимо очень точно напечатать фирменный цвет (цвет логотипа).

Использование системы Pantone можно заменить изготовлением цветопробы, то есть предварительной печати цветовых вариантов, для выбора наиболее подходящего.

Макеты рекламы

1) CDR (программа CorelDRAW) – универсальный векторный формат, широко применяется при разработке дизайна рекламы для газет, полиграфии, наружной рекламы, сувенирной продукции и т.п.)

Формат CDR может быть использован при передаче файлов Поставщикам для изготовления рекламы (по согласованию с ними).

Понятие «векторный формат» означает, что шрифты, тексты, логотипы смогут быть напечатаны без искажений и с высоким качеством.

Перед передачей файлов в этом формате за пределы предприятия все шрифты должны быть переведены в кривые (тогда они не исказятся).

2) JPG, JPEG – самый удобный формат для обмена картинками (растровыми изображениями) для предварительного просмотра и согласования макета рекламы.

Файлы *.jpg (цветовые модели grayscale, RGB) занимают мало места, открываются всеми графическими редакторами и вьюверами (просмотрщиками).

Файлы JPG не подходят для печати рекламы, передаче логотипов, рекламы с мелким текстом, так как при их сжатии вносятся искажения в картинку.

3) TIFF, TIF – формат для передачи растровых изображений в высоком качестве, для их дальнейшей обработки или печати.

Файлы *.tif обычно занимают много места, могут использовать цветовую модель CMYK, используется для передачи макетов рекламы в печать.

4) PSD (программа Adobe Photoshop) – профессиональный формат для разработки и хранения сложной растровой графики, используется дизяйнерами.

Роли пользователей программы Фабула

У сотрудников в программе Фабула есть различные роли:
1) Менеджеры (взаимодействуют с Заказчиками и Поставщиками):

- заводят в таблицу Контрагенты новых Заказчиков и Поставщиков

- корректируют Номенклатуру (таблица товаров и услуг)

- создают и редактируют Заявки для Заказчиков и Поставщиков
- формируют счета для оплаты Заказчиками

- учитывают счета, полученные от Поставщиков

- ставят задачи сотрудникам предприятия (исполнителям)

- взаимодействуют с бухгалтерией для учета и выписки документов

- ведут учет остатков на складе

- контролируют долги и оплаты по Заявкам

2) Исполнители (дизайнеры, копирайтеры, технические специалисты):

- получают задачи (поручения) от менеджеров

- сообщают менеджерам о выполнении задач

- учитывают время, потраченное на задачи

3) Бухгалтерия:

- оплачивают счета от Поставщиков

- ведут учет движения денежных средств

- разносят оплату по заявкам

- выписывают бухгалтерские документы

Интерфейс программы

Программа Фабула построена на WEB-технологии, запускается и работает в веб-браузерах (Спутник, Google Chrome).

При запуске каждый пользователь указывает свои логин и пароль, полученные от администратора, поэтому работает исключительно с собственными данными.

Интерфейс программы построен на основе вкладок.

Основные вкладки и их назначение:

1) Заявки:

- заведение и редактирование заявок для Заказчиков и Поставщиков

- поиск и отбор заявок по фильтру

- просмотр долгов по заявкам

- выписывание счетов для Заказчиков

- постановка задач исполнителям и бухгалтерии

- закрытие выполненных заявок

2) Задачи:

- отбор, просмотр и редактирование своих задач

- взаимодействие с исполнителями

- изменение фаз состояния задач

- просмотр результатов выполненных задач

- закрытие выполненных задач

3) Платежи:

- просмотр оплат, полученных от Заказчиков

- просмотр оплат в пользу Поставщиков

- учет затрат по хозяйственной деятельности

4) Контрагенты:

- заведение новых Заказчиков и Поставщиков

- просмотр и редактирование данных контрагентов

- быстрый просмотр заявок выбранного контрагента

5) Номенклатура:

- просмотр списка товаров и услуг

- редактирование цен покупки и продажи товаров и услуг

- просмотр остатков на складах

- быстрый просмотр покупок и продаж выбранного товара или услуги

Между вкладками можно и нужно переключаться в процессе работы, при этом до изменения фильтра каждая вкладка помнит, с какой заявкой или задачей работал пользователь.

Алгоритм работы с простыми заявками

Если мы продаем собственный товар (лежащий у нас на складе) или услугу (работу, которую выполняют исключительно наши сотрудники), то в Фабуле заводятся только простые (главные) заявки.
Менеджер в этом случае должен выполнить следующие действия:

1) Принять заказ (по телефону, e-mail, через чат на сайте, лично у Заказчика)

2) Уточнить данные Заказчика (ИНН, название, ФИО, контакты)

3) Уточнить детали заказа на основе пожеланий Заказчика

4) Если это новый Заказчик (предприятие или ИП) – завести его в базу контрагентов

5) Завести заявку (при разнообразном заказе - несколько заявок)

6) Сформировать счет для оплаты и передать его Заказчику

7) Поставить необходимые задачи исполнителям (нашим сотрудникам)

8) Согласовать с Заказчиком макет рекламы

9) Контролировать ход выполнения заявки (заявок)

10) Сообщить бухгалтерии о необходимости выписки бухгалтерских документов

11) Передать Заказчику результат выполнения заявки (товар или выполненную услугу) и бухгалтерские документы

12) Забрать у Заказчика подписанный экземпляр АВР, ТОРГ-12 или УПД и передать его в бухгалтерию.

13) Закрыть заявку (отметить ее, как выполненную).

Алгоритм работы со сложными заявками

В случае перепродажи услуг или товаров, алгоритм действий менеджера усложняется, так как в него врезается блок работы с Поставщиками.
Дополнительные действия менеджера:

- до формирования счета Заказчику связаться с Поставщиками, заказать у них товар/услугу, завести подчиненные заявки, отдельно для каждого из Поставщиков

- получить у Поставщиков счета для оплаты и связи их с заявками

- передать счета в бухгалтерию, дать команду на их оплату

- контролировать работу Поставщиков по этим заявкам

- принять у Поставщиков результаты их работы для передачи Заказчику

- забрать у Поставщиков бухгалтерские документы и передать их в бухгалтерию

- передать Поставщику подписанный нами экземпляр АВР, ТОРГ-12 или УПД

Работа во вкладке «Заявки»

Шапка, строки и свойства заявки

У каждой заявки есть:

1) Шапка – заголовок заявки

Шапка содержит: уникальный номер, дату и тип заявки, указание на нашу фирму и контрагента, данные про агента и менеджера, сумма заявки, долг и затраты по заявке.

Шапки заявки отображаются в виде упрощенного списка и набора полей для выбранной заявки.

Список заявок позволяет перемещаться между заявками, просматривать их содержание, визуально видеть взаимосвязь главных и подчиненных заявок,
Набор полей нужен для заведения новой заявки и редактирования шапки заявки.

2) Вкладки заявки

Вкладки – это наборы строк, которые отображают подробное содержание заявки: товары и услуги, поставленные задачи, документооборот, оплаты и затраты по заявке

3) Свойства заявки

Свойства – дополнительный набор строк для написания комментариев, установления связи с заявками счетов, макетов и различных файлов.

По свойствам удобно группировать, фильтровать и отбирать заявки с помощью фильтра.

Также в Свойствах можно визуально увидеть содержание файлов, связанных с заявкой.

Различают свойства шапки (они относятся ко всей заявке в целом и всегда видны) и свойства строки (они относятся только к конкретной строке во вкладках и видны, когда эта строка выбрана).

Вкладки заявки

1) Товары и услуги

Это список продаваемых или покупаемых товаров и услуг.

Вкладка «Товары и услуги» содержит набор строк, в каждой из которых указаны: номер строки, КОП, иногда КД, товар/услуга из Номенклатуры, Дата (дата начала продажи товара или услуги), Дата2 (дата окончания услуги или отгрузки товара), Количество, Единица измерения и Цена, Сумма1 (реальная стоимость), Сумма (сумма для оплаты по счету).

Сумма по всем строкам должна быть равна сумме в шапке заявке (стоимости заявки).

2) Подчиненные проводки

Вкладка «Подч. проводки» используется в главных заявках для постановки задач исполнителям и бухгалтерии, а также для учета расходов по покупке товаров/услуг у Поставщиков или списания их со склада.

3) Оплаты

Вкладка «Оплаты» показывает разнесенные на данную заявку платежи (их дату, сумму, КОП, назначение) и распределение оплат и долгов по заявке по КОПам.

4) Затраты (деньги)

Во вкладке «Затраты (деньги)» показана информация по дополнительным расходам из кассы, связанным с выполнением данной заявки.

5) Макеты

Во вкладке «Макеты» можно визуально увидеть пристыкованные к данной заявке графические файлы (макеты рекламы, счета для оплаты).

Типы заявок

Главные заявки используются для продажи рекламных услуг Заказчикам:

1) «Реклама.Услуги» (ру) - основной тип заявки для основных направлений деятельности рекламного агентства.

2) «Реклама.Газеты» (рг) - для продажи рекламы в газетах Крыма.

3) «Интернет-услуги» (иу) - для контекстной рекламы, создания и продвижения сайтов.

4) «Свои издания» (си) - для рекламы в газете и на сайте «Объявления Крыма».

Подчиненные заявки используются для покупки соответствующих товаров и услуг у Поставщиков:

1) «Заказ рекламы.Услуги» (зу) - подчинена типу «Реклама.Услуги».

2) «Заказ рекламы.Газеты» (зг) - подчинена типу «Реклама.Газеты».

3) «Заказ Интернет-услуги» (зи) - подчинена типу «Интернет-услуги».

4) Для типа «Свои издания» подчиненных заявок нет, так как всю работу мы выполняем самостоятельно.

Кроме того, есть типы заявок для хозяйственной деятельности предприятия:

1) Приходная накладная

2) Расходная накладная

3) Полученные услуги

4) Инвентаризация

Смысл полей Агент и Менеджер

В поле «Агент» при заведении заявки нужно выбрать из списка свою фамилию.

Т.е. тот, кто общается с Заказчиком, обрабатывает заказ на рекламу и заводит заявку, является Агентом. Прибыль по данной заявке будет учтена при начислении процентов Агенту.

Менеджер – это тот сотрудник, кто выполняет работу по размещению заказа в производстве, общается с Поставщиками, и отвечает за затраты по заявке.

В поле «Менеджер» нужно выбрать свою фамилию, если данную заявку вы полностью выполняете сами, либо фамилию другого сотрудника, к которому вы обращаетесь для выполнения заявки.

Менеджер получает премию за общий объем обработанных заявок в течение месяца.

Заявка будет доступна для работы (редактирования) только тем сотрудникам, которые указаны как Агент и Менеджер.

Отбор заявок по фильтру

Основные поля фильтра

«Диапазон дат» - календарь для фильтра.

«Филиал» - выбор нашей фирмы, на которую оформлена заявка.

«КОП» - выбор одного или нескольких КОПов (указанных в строках заявок).

«Контрагент» - поде для подбора Заказчика или Поставщика из таблицы Контрагенты.

«Сотрудник» - для отбора заявок по полям «Агент», «Менеджер» или «Исполнитель» (роли сотрудника выбираются в поле справа от фамилии).

Отбор по дате

По кнопке «Выбор интервала» удобно выбрать один или несколько месяцев (нужно нажать на требуемый месяц левой кнопкой мыши, или нажать и провести по нескольким месяцам).

Если нужно более точное указание дат – нужно использовать поля календаря для указания начали и конца периода.

С помощью стрелок «влево» и «вправо» можно передвигать период назад и вперед.

По умолчанию отбираются те заявки, в которых Дата1 во вкладке «Товары и услуги» попадает в указанный интервал. То есть, выбрав месяц, мы найдем заявки, где начата продажа товаров или услуг Заказчикам именно в этот месяц.

Варианты отбора заявок по дате возможны через поле «Дата»:

1 проводки – для отбора по дате, указанной в строках

2 проводки (учитывая Дату2) – все заявки, попадающие в календарь

3 подчиненные – учитывается дата только во вкладке «Подч. проводки»

4 проводки + подч. – учитывается дата из главных и подчиненных строк

5 оформления – отбор по дате заведения заявки (из шапки)

6 оплаты – отбор заявок, оплаченных в указанный период

Дополнительные поля фильтра

Галочка «оф.» - для отбора заявок с оплатой по расчетному счету или кассовому аппарату.

Галочка «с подч.» - показываются не только главные заявки, но и их подчиненные.

«Тип» - выбор типа заявки (продажа или покупка, вид рекламы, хозяйственная операция).

«Товар» - грубый или точный выбор товара или услуги из Номенклатуры.

«Спец.» - поиск по дополнительному полю «Спецификация».

«Заказчик» - поиск по Заказчикам, заявки для которых поступили нам не напрямую, а через посредников - рекламных агентств.
«Свойство» - отбор заявок по выбранному свойству. В поле справа указывается требуемое значение этого свойства.

Галочка «х/ф» и поле «Хитрый фильтр» - для специальных выборок.

Основные принципы отбора заявок по фильтру

Так как количество заявок в базе огромно, для ускорения работы в программе «Фабула» нужно стараться, чтобы в фильтр попадали только нужные заявки.

Если вы работаете с текущими заявками – устанавливайте в фильтр текущий месяц.

Указывайте в поле «Филиал» нашу фирму, от имени которой заводилась заявка.

Если вы работаете с конкретным заказчиком – выберите его в поле «Контрагент». Для этого начните набирать часть названия Заказчика – подходящие варианты появятся в выпадающем списке.

Также вы можете выбрать ФИО сотрудника, как агента, в поле «Сотрудник» фильтра – тогда будет показаны только те заявки, которые заводил лично он.

Если вас интересуют заявки с по конкретному направлению, например «Полиграфия» - установить в поле «КОП» значение «17» - будут показаны только заявки, гда присутствует это направление.

Также в фильтре можно указать тип заявки в поле «Тип» и конкретный товар или услугу из Номенклатуры в поле «Товар».

Создание новой заявки

Заведение главной заявки

После успешных переговоров с Заказчиком нужно завести заявку на продажу рекламы.

Будем считать, что Заказчик уже заведен в таблицу Контрагенты.

Действия менеджера:

1) Нажать кнопку «Создать новый документ».

2) Заполнить поле «Филиал» (выбрать нашу фирму).

Основная фирма – «ИП Емельянов», также иногда используются «Агентство «Салгир» и «Реклама» (для заявок от частных лиц).

3) Указать Агента (себя) и Менеджера (ответственного за подчиненные заявки).

4) Заполнить поле «Контрагент» - выбрать нужного Заказчика из списка контрагентов.

Если Заказчиком рекламы выступает посредник (рекламное агентство), то нужно в поле «Заказчик» указать реального заказчика рекламы (фирму или предпринимателя).

Если Заказчиком рекламы является физическое лицо (не индивидуальный предприниматель), то в поле «Контрагент» выбирается «Частное лицо», а в поле «ФИО ч/л» вписывается его данные (фамилия, имя, условное наименование).

На этом этапе шапка заявки заполнена. Теперь нужно заполнить строки заявки во вкладке «Товары и услуги», указав, какие товары и услуги мы собираемся продать Заказчику.

5) Нажать кнопку «Добавить строку» и щелкнуть по пустой строке для редактирования.

6) В поле «Товар» выбрать значение из Номенклатуры.

Открывшийся адаптивный список зависит от указанного ранее типа заявки. Если нужного товара/услуги в нем нет, нужно нажать ссылку вверху «Показать полный список».

При выборе строки из Номенклатуры нужно выбирать конкретные значения, для чего можно распахивать скрытые ветки Номенклатуры.

7) При необходимости заполнить поле «Спецификация»

Это дополнительное поле, которое содержит уточняющую информацию к сроке из номенклатуры. Например, для рекламы к газете там указывается номер газеты.

8) Указать дату начала услуги в поле «Дата».

По умолчанию подставляется дата заведения заявки из шапки, что достаточно в большинстве случаев. Но иногда нужно указать правильную Дату, например, при продаже рекламы в газете (это дата выхода газеты) или дату выхода рекламы на радио, или дату начала экспонирования наружной рекламы.

9) При необходимости указать в поле «Дата2» дату окончания рекламы (отгрузки товара).

10) Указать значения полей «Кол-во» и «Цена» или «Кол-во» и «Сумма».

12) Выбрать размер поля «Сумма» (100% - для полной оплаты по счету или чеку).

13) Повторить пункты с 5-го по 12-й для дополнительных товаров и услуг.

14) Нажать кнопку «Пересчитать суммы» и проверить правильность сумм в шапке заявки.

Формирование счета Заказчику

После заведения заявки можно сформировать счет для оплаты и отправить его Заказчику по e-mail.

Действия менеджера:

1) Нажать кнопку «Печатные формы».

2) В списке «Документы» выбрать «Счет на оплату».

3) Отметить галочки «Краткий № документа» и «Штамп» (подпись и печать).

4) В группе «Вид строки документа» выбрать нужные параметры.
5) В правом окне проверить правильность заполнения счета.

6) Нажать кнопку «Преобразовать в PDF» (*.pdf – удобный формат для обмена электронными документами), или выбрать другой формат для сохранения счета.

7) Если внешний вид счета получился нормальным – нажать кнопку «Сохранить на лок. компьютер/сервер», выбрать нужную папку и использовать кнопки «Скачать на лок. компьютер» или «Загрузить на сервер».

8) Подтвердить создание свойства «Счет на оплату» для связи счета и заявки.

9) Закрыть окно со счетом.

Добавление и редактирование свойств

Для добавления нового свойства нужно нажать кнопку «Добавить свойство», щелкнуть по постой строке и выбрать требуемое свойство из списка.

Нужно помнить, что есть свойства шапки (относятся ко всей заявке в целом) и свойство строки (относится к данной строке).

После выбора свойства в правом поле нужно заполнить его значение.

Если свойство заведено ошибочно – его можно отредактировать или удалить с помощью кнопки «Удалить свойство».

Добавление файлов и макетов к заявке

Некоторые свойства («Макет», «Счет на оплату», «АВР, накладная») требуют связи с файлами на сервере. Сервер вместо локального компьютера дает возможность всем пользователям Фабулы видеть связанные файлы, независимо от того, кто их добавил к заявке.

Для добавления файла к заявке выберите нужное свойство и нажмите кнопку «Выбрать файл». В открывшемся файловом менеджере нужно найти и указать требуемый файл.

Этот файл должен быть предварительно скопирован на сервер или прямо в этом окне - путем последовательного нажатия на кнопки «Загрузить на сервер» и «Выбрать для…».

Структура хранения файлов на сервере

Файлы на сервере нужно хранить в соответствующих директориях (папках).

Папка «Документы»:

- Счета на оплату

- Договоры

- Документы по заказчикам

- Документы по поставщикам

- Коммерческие предложения

- Прайсы

В названии счетов на оплату всегда указывается номер заявки. Для хранения счетов каждый менеджер использует свою поддиректорию.

Папка «Макеты»:

- Outdoor (макеты для наружной рекламы)

- Print (макеты для полиграфии)

- Radio (ролики для радио)

- Suvenir (макеты для сувенирной продукции)

- Internet (макеты сайтов)

- OK (макеты для газты «Объявления Крыма)

- Pressa (макеты для рекламы в газетах Крыма)

В названии макета должно присутствовать имя Заказчика и может быть указан номер заявки.

Заведение подчиненной заявки

Когда для выполнения заказа (главной заявки) требуется приобрести товар или услугу у Поставщика – кроме главной заявки нужно завести подчиненную (отдельно на каждого поставщика). Программа «Фабула» частично автоматизирует этот процесс.

Заведение подчиненной заявки:

1) Описать в процессе создания скриншотов

Контроль оплаты заявки

Наличие или отсутствие долга по оплате заявки можно проверить несколькими способами.

В таблице заявок в столбце «Долг» можно сразу увидеть его величину.

Во вкладке «Оплаты» можно увидеть оплаты и долги, разбитые по КОПам (направлениям деятельности).

Также можно по фильтру отобрать только заявки с долгами, для чего в поле «Хитрай фильтр» нужно выбрать «Долги, затраты - Долг».

Основы работы с задачами

Взаимодействие менеджера с исполнителем

Задачи используются для взаимодействия с другими сотрудниками в процессе выполнения заявок.

Общий алгоритм по задачам:

1) Менеджер ставит задачу исполнителю (например, дизайнеру), описывая в задаче, что нужно сделать (сообщает размеры рекламы, ее содержание, вид рекламы и т.д.)

2) Дизайнер приступает к выполнению задачи, уточняя по необходимости у менеджера требуемую информацию и ведя учет потраченного на данную задачу времени.

3) После выполнения задачи (разработки макета рекламы) исполнитель сообщает об этом менеджеру и пристыковывает к задаче готовый макет рекламы (в низком качестве, в графическом формате JPEG (имя файла *.jpg).

4) Менеджер проверяет соответствие макета пожеланиям Заказчика и отправляет по e-mail макет рекламы Заказчику для согласования.

5) После согласования макета рекламы с Заказчиком менеджер сообщает дизайнеру о необходимости подготовить (выложить в нужную папку на сервере) макета рекламы в высоком качестве (формат TIFF, имя файла *.tif).

6) Менеджер передает готовый макет рекламы в производство (отсылает Поставщику).

7) Менеджер закрывает данную задачу (отмечает ее как выполненную).

Постановка задач исполнителям

Для добавления новой задачи нужно:

1) Выбрать нужную заявку во вкладке «Заявки».

2) Перейти во вкладку «Подч. проводки» и нажать кнопку «Добавить новую строку».

3) В поле «Товар» выбрать из группы «Поручения» нужный вид задачи.

4) При необходимости указать в поле «Спецификация» уточняющую информацию.

5) В поле «Исп.» (Исполнитель» выбрать сотрудника, для которого ставится задача.

6) Щелкнуть по цифровому номеру задачи для перехода во вкладку «Задачи».

7) В правом поле (чате) нажать кнопку «Комментарий» и описать подробности задачи, необходимые для работы исполнителя (размер, цвет, содержание рекламы, пожелания Заказчика и т.п.)

8) При необходимости пристыковать к задаче исходные файлы, полученные от Заказчика, нажав кнопку «Файл» и выбрав нужный файл на сервере.

8) Поставить задаче фазу «Выполнить».

Типы задач

Типы задач заданы в Номенклатуре, в ветке «Проекты».

Есть 3 типа задач:

1) Поручения – для разработки макетов рекламы и ее изготовления.

2) Интернет – для создания и продвижения сайтов.

3) Документооборот – для взаимодействия с бухгалтерией и юристом.

Внутри каждого типа задачи разбиты по группам, например, тип «Поручения» включает в себя следующие группа и задачи:

Макетирование:

- Дизайн (для разработки макета рекламы)

- Корректура (для проверки макета рекламы)

- Логотип (для создания и редактирования логотипов)

- Макет в газету (для разработки рекламы в газеты)

- Подготовка к печати (для подготовки файлов к передаче в производство)

Наружка:

- почему нет задач?

ОК:

- Макет в ОК (разработка рекламы для газеты «Объявления Крыма»)

- Тексты и корректура ОК (написание тексток и вычитка газеты)

При постановке задач нужно использовать самый последний, наиболее подробный уровень Номенклатуры, например для разработки макета рекламы нужно использовать задачу «Макетирование - Дизайн», а не просто «Макетирование».

Управление фазами задач

Текущее состояние задачи описывается ее фазой (этапом).

Фаза – это числовые номера от 1 до 9, каждый из которых имеет соответствующее название.

Наименование фаз и их состав зависит от типа задачи, например, тип «Поручения» использует следующие фазы задач:

1 – Черновик (означает, что это предварительная задача, которую менеджер еще не заполнил, или в задаче не хватает исходных данных для исполнителя).

3 – Выполнить (задача передана на исполнение, исполнитель видит ее в своем списке задач).

4 – Срочно! (используется для внеочередных, очень срочных задач).

5 – На проверку (означает, что исполнитель выполнил задачу и менеджер должен проверить и подтвердить это (например, согласовать макет рекламы с Заказчиком)).

7 – На печать (менеджер сообщает исполнителю о необходимости подготовки и передаче файлов в высоком качестве для печати рекламы).

9 – Готово (менеджер закрывает выполненную задачу).

Кроме того, есть специальные фазы «Отмена» и «Блокировка».

Фильтрация задач

В верхней части вкладки «Задачи» есть свой фильтр, который позволяет менеджеру отбирать интересующие его задачи.

Кроме полей «Календарь», «Филиал», «Контрагент», «Сотрудник» и «Свойство», которые используются точно также, как и во вкладке «Заявки», есть специальные поля для задач.

Поле «Фаза» - позволяет фильтровать задачи по одной или нескольким фазам.

Для менеджера важно следить за фазами «1» (Черновик - задача не поставлена или исполнителю не хватает данных), «5» (Выполнено, На проверку – исполнитель сделал работу по задаче), «7» (Выдать, На печать – задача передана на производство).

Также менеджер должен закрывать выполненные задачи (присваивать им фазу «9»).

Поля фильтра «Тип проекта» и «Задача» позволяют отобрать задачи по веткам Номенклатуры.

Галочка «открытые» скрывает выполненные и отмененные задачи, оставляя на экране только незавершенные задачи,